Planificación ágil en el sector manufacturero

¿Qué es Agile?

Agile es una metodología de gestión de proyectos que divide los proyectos de gran envergadura en pequeños incrementos, cada uno de los cuales aporta valor y se entrega en un ciclo breve y específico. En lugar de basarse en complicados planes maestros, los proyectos Agile son incrementales, adaptativos y evolutivos. Agile proviene del mundo del desarrollo de software, donde ha transformado la forma en que muchas empresas desarrollan software.

En el ámbito de la fabricación, «Agile» ofrece una forma de gestionar proyectos que funciona bien en entornos de mejora continua. Es una forma de trabajar divertida, atractiva y gratificante; sobre todo porque permite alcanzar objetivos empresariales significativos de forma constante y rápida.

¿Por qué utilizar la planificación ágil en el sector manufacturero?

La planificación ágil contrasta radicalmente con el método tradicional «en cascada» de gestión de proyectos. En el método en cascada, todas las tareas se identifican y se ordenan por adelantado (normalmente utilizando un diagrama de Gantt). El problema es que, a menudo, se subestiman las tareas, no se cumplen los plazos y los planes pierden relevancia con el paso del tiempo. El entusiasmo se desvanece y, en muchos casos, los proyectos de mejora de la fabricación se abandonan a medida que la atención se desvía hacia otros aspectos.

Con la planificación ágil, el equipo recopila los objetivos generales y los divide en pequeñas partes que pueden entregarse en un plazo breve (lo que se denomina «historias»). A lo largo del proyecto, el equipo se plantea continuamente una pregunta sencilla: ¿Qué historia podemos entregar a continuación que aporte el mayor valor al negocio? Este proceso se adapta muy bien a entornos de fabricación ajustada y de mejora continua.

Los 5 niveles de planificación ágil

1. Visión

La visión ofrece una perspectiva general del objetivo final de la empresa. Es estratégica y trasciende cualquier proyecto concreto. La visión proporciona una forma de evaluar las acciones relacionadas mediante una pregunta sencilla: «¿Cómo contribuye esto a la visión?» Las visiones son óptimas cuando son emocionantes, inspiradoras, alcanzables y ambiciosas. El alcance de una visión suele medirse en años.

2. Hoja de ruta

La hoja de ruta es un conjunto de entregables clave para alcanzar la visión. Cada entregable se documenta como una «épica» (una historia amplia y de alto nivel), desde la perspectiva del «cliente» (entendiéndose por cliente a quien vaya a utilizar y beneficiarse del entregable). El alcance de una hoja de ruta es, en principio, de 18 meses.

3. Lanzamiento

Una versión es un conjunto de las historias más importantes (valiosas) de la hoja de ruta que pueden entregarse en un plazo razonablemente corto —lo suficientemente corto como para que sea poco probable que el enfoque empresarial cambie durante el plazo de la versión (nominalmente tres meses). El conjunto de historias se prioriza de tal forma que, si el calendario se retrasa, las historias más valiosas se completen y entreguen de todos modos.

4. Iteración

Una iteración es un ciclo corto de trabajo (normalmente de dos semanas), en el que el equipo entrega un subconjunto útil de la versión. Cada historia de una iteración debe ser lo suficientemente pequeña como para completarse dentro de la propia iteración. Cada iteración comienza con la planificación y termina con una revisión de lo que se ha entregado y una retrospectiva en la que se debaten las mejoras del proceso ágil. La iteración es el corazón del método ágil, ya que fomenta un fuerte sentido de trabajo en equipo, concentración y progreso.

5. Día

Cada día, los miembros del equipo se reúnen en una breve reunión de pie, llena de energía, en la que cada persona responde a tres preguntas:

• ¿Qué completé ayer?
• ¿Qué voy a completar hoy?
• ¿Qué posibles obstáculos hay para mi progreso?

El objetivo de la reunión diaria es armonizar y coordinar el trabajo del equipo, así como fomentar la responsabilidad por el progreso.

Ventajas de la planificación ágil

A corto plazo, el método ágil permite a los equipos aportar valor y demostrar avances mucho más rápido que las metodologías de proyecto tradicionales.

A largo plazo, el método ágil mejora la productividad y las tasas de éxito de los proyectos. Sin embargo, hay que tener en cuenta una salvedad: el método ágil es relativamente nuevo en el sector de la fabricación.

Funciones de los miembros del equipo

La planificación ágil implica las siguientes funciones:

Ideas clave para Agile

Haz el trabajo adecuado

Es increíblemente fácil perderse entre el ruido y las distracciones del trabajo diario. Esto es especialmente cierto en la planta de producción. Una visión bien definida mantiene al equipo centrado, recordando a todos cuál es el objetivo final. La visión también tiene una función muy práctica: actúa como un criterio con el que evaluar las acciones y las decisiones. Por ejemplo:

• ¿Es esta acción coherente con la visión?
• ¿Cuál de las opciones disponibles contribuirá mejor a la visión?
• ¿Qué es lo mejor que se puede hacer ahora mismo para avanzar hacia la visión?

Recurrir regularmente a la visión y dejar que guíe las acciones y decisiones acelerará significativamente el progreso. Hace que todos remen en la misma dirección y garantiza que todos estén realizando el trabajo «adecuado».

Eliminar una limitación

Tres limitaciones

Existen tres limitaciones importantes a la hora de completar proyectos:

En la gestión tradicional de proyectos, las tres restricciones se «fijan» desde el principio. El método ágil, por el contrario, reconoce que una de las razones por las que fracasan los proyectos es que no hay suficiente flexibilidad a la hora de planificar en torno a las restricciones. Por ello, la planificación ágil relaja explícitamente una restricción mediante el «time-boxing» o el «scope-boxing».

Establecimiento de plazos

Con el «time-boxing», el tiempo se trata como la restricción principal (fecha de entrega fija) y se permite que el alcance varíe. Se entrega el máximo valor posible dentro del tiempo asignado, priorizando y completando las tareas que aportan más valor. Este es el enfoque preferido y más natural para los proyectos ágiles.

Limitación del alcance

Con la delimitación del alcance, este se considera la restricción principal (entregables fijos) y se permite que el tiempo varíe. Este enfoque tiene sentido si todas las historias son críticas; sin embargo, esto rara vez ocurre. Por lo general, algunas historias aportan mucho más valor que otras.

¿Y qué hay de los recursos?

Lo mejor es mantener la coherencia en cuanto a los recursos. En proyectos complejos, añadir recursos puede ralentizar el progreso (para gran consternación de la dirección). Los miembros experimentados del equipo necesitan tiempo para poner al día a los nuevos miembros, y la dinámica del equipo puede cambiar de formas impredecibles. Tómate tu tiempo para formar un equipo sólido, elige como estrategia el «time-boxing» o el «scope-boxing», y minimiza los cambios en los recursos una vez que el proyecto esté en marcha.

Escribe historias desde la perspectiva del «cliente»

Escribe las historias desde la perspectiva del «cliente» (definido como el principal destinatario del producto final). He aquí algunos ejemplos sencillos:

Retrospectiva

Cada iteración debe concluir con una retrospectiva, que es una breve reunión (normalmente de una hora) en la que el equipo reflexiona sobre cómo está funcionando el proceso ágil y cómo se puede mejorar. Una forma sencilla de llevar a cabo la retrospectiva es plantear estas tres preguntas:

• ¿Qué deberíamos empezar a hacer?
• ¿Qué deberíamos dejar de hacer?
• ¿Qué deberíamos seguir haciendo?

Nivel y dificultad

El nivel es intermedio. El método ágil es una práctica de vanguardia en el sector manufacturero.

La dificultad es moderada. Los conceptos son sencillos, pero hay muchos «elementos variables», y a los equipos acostumbrados al método en cascada para gestionar proyectos les puede resultar complicada la transición.

Evalúa tu planificación ágil

¿Qué tal se te da Agile? Responde a diez preguntas sencillas para ver lo cerca que estás de una implementación modelo.

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