Mejora estructurada
¿Qué es la mejora estructurada?
La mejora estructurada facilita la mejora sostenida, al alinear a las personas, la información, las decisiones y las acciones con un mismo objetivo.
IDA y el proceso de mejora estructurada
El proceso es sencillo:
- Definir un objetivo de mejora claro.
- Coordinar las reuniones de mejora estratégicas, tácticas y operativas que estén vinculadas a dicho objetivo.
- Utilizar información concreta y precisa en estas reuniones para tomar decisiones fundamentadas que conduzcan a acciones eficaces.
La conexión entre las reuniones facilita la coordinación de las acciones:
- A nivel estratégico, los ejecutivos definen el objetivo, supervisan el progreso hacia él y asignan los recursos corporativos.
- A nivel táctico, los responsables definen y gestionan los proyectos que impulsan el avance hacia el objetivo, además de escalar los problemas que requieren una atención especial.
- A nivel operativo, los supervisores y los operarios realizan mejoras incrementales de forma proactiva y responden de forma reactiva a los problemas que surgen.
¿Por qué recurrir a la mejora estructurada?
Muchas empresas se basan en la intuición de los directivos, supervisores y operarios para identificar medidas que impulsen la mejora. El problema de este enfoque es que no existe un proceso repetible y sostenible, y las medidas suelen ser aisladas y depender en gran medida de las habilidades de cada persona.
La mejora estructurada es escalable y sostenible. Se trata de un proceso de trabajo estandarizado que facilita una toma de decisiones coherente y repetible, así como acciones alineadas en cada nivel de la organización.
Proceso de mejora estructurada
Definir el objetivo
El primer paso es definir un objetivo empresarial. Hay una serie de preguntas sencillas que deben responderse: ¿Qué se va a mejorar? ¿En qué plazo? ¿Cómo ayudará esto a nuestra empresa? ¿Cuál es el resultado deseado? ¿Es alcanzable? ¿Qué indicadores clave de rendimiento (KPI) se utilizarán para medir el progreso?
Definir y coordinar reuniones
El segundo paso consiste en definir un conjunto de reuniones interrelacionadas que impulsen el progreso. Uno de los aspectos más atractivos de la mejora estructurada es que se propone explícitamente minimizar el número y el alcance de las reuniones. No se trata de celebrar más reuniones, sino de diseñar el menor número posible de reuniones que impulsen de manera efectiva acciones significativas.
Definir y conectar los informes
Aunque es importante que las personas de todos los niveles tomen decisiones y emprendan acciones basadas en la misma información subyacente, la presentación, el alcance y el horizonte temporal óptimos de dicha información variarán según el nivel.
| Nivel | Descripción |
|---|---|
| Estratégico | Información de tendencias y resumida con un horizonte temporal de semanas a meses (p. ej., tendencia de la OEE por departamento) |
| Táctico | Información de tendencias y comparativa con un horizonte temporal de días a semanas (p. ej., las seis principales pérdidas por turno) |
| Operativa | Información granular y detallada con un horizonte temporal que va desde el tiempo real hasta varios días (p. ej., incidentes de tiempo de inactividad en una línea de producción). |
Ventajas de utilizar la mejora estructurada
A corto plazo, la mejora estructurada alinea al equipo para alcanzar de forma más eficaz un objetivo de mejora específico.
A largo plazo, la mejora estructurada genera un enfoque sostenido y repetible en los objetivos clave en todos los niveles de la empresa.
Funciones de los miembros del equipo
La mejora estructurada implica las siguientes funciones:
| Función | Descripción |
|---|---|
| Ejecutivo | Estratégico. Establece y supervisa los objetivos. Asigna recursos. Refuerza el proceso mediante su participación ocasional en las reuniones del equipo. |
| Gerente | Táctico. Traduce la visión y los objetivos en proyectos de mejora. Gestiona proyectos. Elimina obstáculos. Se ocupa de los problemas que se le remiten. |
| Supervisores y operarios | Operativo. Impulsa el progreso en el día a día. Evalúa la información en tiempo real para realizar ajustes continuos sobre la marcha. |
Ideas clave para la mejora estructurada
Plantilla de la matriz de reuniones estructurada
Toma la pastilla roja y entra en Matrix: la matriz de reuniones. La matriz de reuniones es una tabla en la que cada fila representa una reunión y cada columna, un aspecto clave de dicha reunión.
- Las filas pueden ser «Visión y objetivos» (mensual), «Mejora semanal» (semanal), «Reunión de producción» (diaria), «Traspaso de turno» (cada turno) y «Control de intervalos cortos» (cada dos horas).
- Las columnas pueden ser «Detalles de la reunión», «Objetivo», «Asistentes», «Información», «Decisiones» y «Escalación».
La Matriz de reuniones facilita la visualización del grado de alineación de un objetivo determinado en todos los niveles de la empresa, así como realizar los ajustes necesarios para garantizar que exista un marco eficaz para la mejora estructurada.
Trabaja de arriba abajo y de abajo arriba
Empieza siempre con un objetivo claro, respaldado por indicadores clave de rendimiento (KPI) cuidadosamente seleccionados. A continuación, valida el proceso tanto de arriba abajo como de abajo arriba.
- Desde arriba hacia abajo, asegúrate de que todas las reuniones estén alineadas con el objetivo de máximo nivel. Define claramente la función de cada reunión de cara a la consecución de ese objetivo. Elimina las reuniones que no aporten un valor significativo. Añade reuniones allí donde haya grandes lagunas.
- Desde abajo hacia arriba, asegúrate de que se utilice el mismo conjunto de información subyacente, pero presentado de la forma más eficaz para respaldar la reunión. Define también cuándo deben elevarse formalmente al nivel superior los casos atípicos o los asuntos sin resolver.
Empieza con un marco sencillo
La mejora estructurada incluye un marco opcional prediseñado para mejorar la productividad de la fabricación que consta de:
- Principales pérdidas para los directivos
- Control de intervalos cortos para supervisores y operarios
Equilibrar el cuadro de mando integral
Al crear un proceso de «Mejora Estructurada», respalda el objetivo con un cuadro de mando integral que incluya indicadores clave de rendimiento (KPI) primarios y secundarios, así como indicadores de excepción.
Piensa en el salpicadero de un coche desde la perspectiva de un cuadro de mando integral. Combina indicadores clave de rendimiento (KPI) primarios (velocidad, revoluciones por minuto), secundarios (temperatura del motor, nivel de combustible) e indicadores de excepción (presión de los neumáticos, aviso de nivel bajo de aceite).
Alineación con señales visuales
Una forma muy eficaz de alinear los niveles es proporcionar señales visuales. Por ejemplo:
- A nivel estratégico, exponga el objetivo y la matriz de reuniones en zonas comunes.
- A nivel táctico, utilice una pizarra blanca para mostrar el estado de los proyectos de mejora.
- A nivel operativo, utilice un marcador en el proceso de fabricación para mostrar métricas en tiempo real y contextuales.
Relación con el despliegue de políticas
La mejora estructurada está estrechamente relacionada con el despliegue de políticas (también conocido como Hoshin Kanri). El despliegue de políticas alinea los objetivos de la empresa (estrategia) con los planes de los mandos intermedios (tácticas) y el trabajo que se realiza en la planta de producción (operaciones). Garantiza que el progreso sea coherente y exhaustivo, eliminando el desperdicio derivado de una comunicación deficiente y una dirección incoherente.
Entonces, ¿por qué la mejora estructurada? Porque tiene un propósito específico. Su alcance es significativamente más limitado, lo que hace que su implementación sea más rápida y sencilla. Está diseñada para alcanzar un objetivo concreto (por ejemplo, mejorar la OEE) a través de una serie de reuniones muy centradas y conectadas entre sí que utilizan la información para impulsar decisiones, acciones y resultados.
Nivel y dificultad
El nivel es intermedio. La mejora estructurada es adecuada para organizaciones que cuentan con una infraestructura de información sólida, un liderazgo firme y un historial demostrado de cumplimiento de los procesos.
La dificultad es moderada. Crear un conjunto eficaz de reuniones interrelacionadas es todo un arte, y se requiere un apoyo considerable por parte del liderazgo, así como formación y orientación, para asimilar los comportamientos necesarios para una toma de decisiones eficaz y el seguimiento de las acciones.
Evalúate en materia de mejora estructurada
¿Qué tal se te da la mejora estructurada? Responde a diez sencillas preguntas para ver lo cerca que estás de una implementación modelo.
| Pregunta | ✔ |
|---|---|
| 1. ¿Tiene tu proyecto de mejora un objetivo bien definido? | |
| 2. ¿Se ha establecido un plazo para alcanzar el objetivo? | |
| 3. ¿Se han definido indicadores clave de rendimiento (KPI) que estén bien alineados con el objetivo? | |
| 4. ¿Se utiliza un cuadro de mando integral para respaldar aún más el objetivo? | |
| 5. ¿Se ha creado y publicado una matriz de reuniones? | |
| 6. ¿Se ha validado la matriz de reuniones tanto de arriba abajo como de abajo arriba? | |
| 7. ¿Disponen los responsables de un marco para los proyectos de mejora? | |
| 8. ¿Disponen los supervisores y los responsables de un marco de escalado? | |
| 9. ¿Aportan los operarios sugerencias para mejoras proactivas? | |
| 10. ¿Incluye cada reunión un ID y un A bien definidos? |
¿Algún comentario o pregunta?
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