Miglioramento strutturato

Che cos’è il miglioramento strutturato?

Il miglioramento strutturato favorisce un miglioramento continuo, allineando persone, informazioni, decisioni e azioni verso lo stesso obiettivo.

L'IDA e il processo di miglioramento strutturato

Il processo è semplice:

1. Definire un obiettivo di miglioramento chiaro.
2. Collegare le riunioni di miglioramento strategiche, tattiche e operative legate all’obiettivo.
3. Utilizzare informazioni concrete e accurate in queste riunioni per prendere decisioni informate che portino ad azioni efficaci.

Il collegamento tra le riunioni facilita azioni coordinate:

• A livello strategico, i dirigenti definiscono l’obiettivo, monitorano i progressi verso il raggiungimento dello stesso e assegnano le risorse aziendali.
• A livello tattico, i manager definiscono e gestiscono i progetti che favoriscono il progresso verso l’obiettivo, oltre a segnalare le questioni che richiedono particolare attenzione.
• A livello operativo, i supervisori e gli operatori apportano miglioramenti incrementali in modo proattivo e rispondono in modo reattivo alle problematiche emergenti.

Perché ricorrere al miglioramento strutturato?

Molte aziende si affidano all’intuizione di manager, supervisori e operatori per individuare le azioni volte a promuovere il miglioramento. Il problema di questo approccio è che non esiste un processo ripetibile e sostenibile, e le azioni sono in genere isolate e dipendono in larga misura dalle competenze del singolo.

Il miglioramento strutturato è scalabile e sostenibile. Si tratta di un processo di lavoro standardizzato che facilita un processo decisionale coerente e ripetibile, nonché azioni allineate a ogni livello dell’organizzazione.

Processo di miglioramento strutturato

Definizione dell’obiettivo

Il primo passo consiste nel definire un obiettivo aziendale. Esiste una serie di semplici domande a cui è necessario rispondere. Cosa verrà migliorato? In quale arco di tempo? In che modo ciò aiuterà la nostra azienda? Qual è il risultato desiderato? È raggiungibile? Quali KPI verranno utilizzati per misurare i progressi?

Definizione e collegamento delle riunioni

Il secondo passo consiste nel definire una serie di riunioni collegate tra loro che favoriscano il progresso. Uno degli aspetti più interessanti del miglioramento strutturato è che mira esplicitamente a ridurre al minimo il numero e la portata delle riunioni. Non si tratta di aumentare il numero delle riunioni, ma di individuare il numero minimo di riunioni in grado di stimolare efficacemente azioni significative.

Definire e collegare i report

Sebbene sia importante che le persone a tutti i livelli prendano decisioni e intraprendano azioni sulla base delle stesse informazioni di fondo, la presentazione, la portata e l’orizzonte temporale ottimali di tali informazioni varieranno a seconda del livello.

Vantaggi dell’utilizzo del miglioramento strutturato

Nel breve termine, il miglioramento strutturato allinea il team per raggiungere in modo più efficace un obiettivo di miglioramento specifico.

A lungo termine, il miglioramento strutturato crea un’attenzione costante e ripetibile sugli obiettivi chiave a tutti i livelli dell’azienda.

Ruoli dei membri del team

Il miglioramento strutturato prevede i seguenti ruoli:

Approfondimenti chiave per il miglioramento strutturato

Modello di matrice strutturata delle riunioni

Prendete la pillola rossa ed entrate in Matrix – la Matrice delle riunioni. La Matrice delle riunioni è una tabella in cui ogni riga rappresenta una riunione e ogni colonna rappresenta un aspetto chiave di quella riunione.

• Le righe potrebbero essere: Visione e obiettivi (mensili), Miglioramento settimanale (settimanale), Riunione di produzione (giornaliera), Passaggio di turno (ad ogni turno) e Controllo a intervalli brevi (ogni due ore).
• Le colonne potrebbero essere: Dettagli della riunione, Scopo, Partecipanti, Informazioni, Decisioni ed Escalation.

La Matrice delle riunioni rende più facile verificare quanto un determinato obiettivo sia allineato a tutti i livelli dell’azienda e apportare le modifiche necessarie per garantire l’esistenza di un quadro efficace per il miglioramento strutturato.

Lavorare con un approccio top-down e bottom-up

Iniziate sempre con un obiettivo chiaro, supportato da KPI accuratamente selezionati. Quindi verificatene la validità sia dall’alto verso il basso che dal basso verso l’alto.

• Dal alto verso il basso, assicurati che tutte le riunioni siano allineate all’obiettivo di massimo livello. Definisci chiaramente la funzione di ciascuna riunione ai fini del raggiungimento di tale obiettivo. Elimina le riunioni che non apportano un valore aggiunto significativo. Aggiungi riunioni laddove vi siano grandi lacune.
• Dal basso verso l’alto, assicurati che venga utilizzato lo stesso insieme di informazioni di base, ma presentato nel modo più efficace per supportare la riunione. Definisci inoltre quando i casi anomali o le questioni irrisolte debbano essere formalmente segnalati al livello superiore.

Iniziare con un quadro di riferimento semplice

Il programma «Structured Improvement» include un quadro di riferimento opzionale predefinito per migliorare la produttività della produzione, che consiste in:

• Principali perdite per i manager
• Controllo a intervalli brevi per supervisori e operatori

Bilanciare la scorecard

Quando si crea un processo di miglioramento strutturato, è opportuno supportare l’obiettivo con una balanced scorecard che includa KPI primari e secondari, oltre a indicatori di eccezione.

Si consideri il cruscotto di un'automobile dal punto di vista della balanced scorecard. Esso combina KPI primari (velocità, giri al minuto), KPI secondari (temperatura del motore, livello del carburante) e indicatori di eccezione (pressione dei pneumatici, avviso di livello olio basso).

Allineamento con segnali visivi

Un modo molto efficace per allineare i livelli consiste nel fornire segnali visivi. Ad esempio:

• A livello strategico, affiggete l’obiettivo e la matrice delle riunioni nelle aree comuni.
• A livello tattico, utilizzare una lavagna bianca per mostrare lo stato dei progetti di miglioramento.
• A livello operativo, utilizzare un tabellone nel processo di produzione per mostrare metriche in tempo reale e contestuali.

Collegarsi al Policy Deployment

Il miglioramento strutturato è strettamente correlato all’implementazione delle politiche (nota anche come Hoshin Kanri). L’implementazione delle politiche allinea gli obiettivi dell’azienda (Strategia) con i piani del management intermedio (Tattica) e il lavoro svolto in officina (Operazioni). Assicura che i progressi siano coerenti e completi, eliminando gli sprechi derivanti da una comunicazione inadeguata e da indicazioni incoerenti.

Allora, perché il miglioramento strutturato? Perché è mirato a uno scopo specifico. Ha un ambito di applicazione significativamente più ristretto, il che lo rende più veloce e facile da implementare. È progettato per raggiungere un obiettivo specifico (ad esempio, migliorare l’OEE) attraverso una serie di riunioni ben focalizzate e collegate tra loro che utilizzano le informazioni per guidare decisioni, azioni e risultati.

Livello e difficoltà

Il livello è intermedio. Il miglioramento strutturato è indicato per le organizzazioni che dispongono di una solida infrastruttura informatica, una leadership forte e una comprovata esperienza nel seguire i processi.

La difficoltà è moderata. Creare una serie efficace di riunioni collegate tra loro è una vera e propria arte, e richiede un notevole sostegno da parte della leadership, formazione e coaching per radicare i comportamenti necessari per un processo decisionale efficace e per dare seguito alle azioni intraprese.

Valuta il tuo livello di "Miglioramento strutturato"

Quanto sei bravo nel miglioramento strutturato? Rispondi a dieci semplici domande per scoprire quanto sei vicino a un'implementazione modello.

Commenti o domande?

Saremo lieti di ricevere i vostri commenti e le vostre domande. Contattateci all’indirizzo: info@vorne.com.