Amélioration structurée
Qu'est-ce que l'amélioration structurée ?
L'amélioration structurée favorise une amélioration durable en alignant les personnes, les informations, les décisions et les actions sur un même objectif.
L'IDA et le processus d'amélioration structurée
Le processus est simple :
- Définir un objectif d'amélioration clair.
- Relier entre elles les réunions d’amélioration stratégiques, tactiques et opérationnelles liées à cet objectif.
- Utiliser des informations concrètes et précises lors de ces réunions pour prendre des décisions éclairées débouchant sur des actions efficaces.
L'articulation des réunions facilite la coordination des actions :
- Au niveau stratégique, les dirigeants définissent l’objectif, suivent les progrès accomplis vers cet objectif et allouent les ressources de l’entreprise.
- Au niveau tactique, les responsables définissent et gèrent les projets qui permettent de progresser vers l’objectif, tout en signalant les problèmes nécessitant une attention particulière.
- Au niveau opérationnel, les superviseurs et les opérateurs apportent de manière proactive des améliorations progressives et réagissent aux problèmes émergents.
Pourquoi recourir à l'amélioration structurée ?
De nombreuses entreprises s'appuient sur l'intuition des dirigeants, des responsables et des opérateurs pour identifier les mesures à prendre afin de favoriser l'amélioration. Le problème avec cette approche est qu'il n'existe pas de processus reproductible et durable, et que les mesures sont généralement isolées et dépendent fortement des compétences de chacun.
L'amélioration structurée est évolutive et durable. Il s'agit d'un processus de travail standardisé qui facilite une prise de décision cohérente et reproductible, ainsi que des actions harmonisées à chaque niveau de l'organisation.
Processus d’amélioration structurée
Définir l’objectif
La première étape consiste à définir un objectif métier. Il existe une série de questions simples auxquelles il convient de répondre. Qu’est-ce qui va être amélioré ? Sur quelle période ? En quoi cela aidera-t-il notre entreprise ? Quel est le résultat souhaité ? Est-il réalisable ? Quels indicateurs clés de performance (KPI) seront utilisés pour mesurer les progrès ?
Définir et relier les réunions
La deuxième étape consiste à définir une série de réunions articulées entre elles qui permettront de faire avancer les choses. L’un des aspects les plus séduisants de l’amélioration structurée est qu’elle vise explicitement à réduire au minimum le nombre et la portée des réunions. Il ne s’agit pas d’organiser davantage de réunions, mais de déterminer le nombre le plus restreint de réunions qui permettra de mener efficacement des actions significatives.
Définir et relier les rapports
Bien qu’il soit important que les personnes à tous les niveaux prennent des décisions et agissent sur la base des mêmes informations sous-jacentes, la présentation, la portée et l’horizon temporel optimaux de ces informations varieront selon le niveau.
| Niveau | Description |
|---|---|
| Stratégique | Informations sous forme de tendances et de synthèses, avec un horizon temporel allant de quelques semaines à plusieurs mois (par exemple, tendance du TRG par service) |
| Tactique | Informations sur les tendances et les comparaisons, avec un horizon temporel allant de quelques jours à quelques semaines (par exemple, les six principales pertes par équipe) |
| Opérationnel | Informations granulaires et détaillées sur une période allant du temps réel à quelques jours (par exemple, les incidents d’arrêt de production sur une ligne). |
Avantages de l’utilisation de l’amélioration structurée
À court terme, l’amélioration structurée permet d’aligner l’équipe afin d’atteindre plus efficacement un objectif d’amélioration spécifique.
À long terme, l’amélioration structurée permet de maintenir une attention constante et reproductible sur les objectifs clés à tous les niveaux de l’entreprise.
Rôles des membres de l’équipe
L'amélioration structurée implique les rôles suivants :
| Rôle | Description |
|---|---|
| Dirigeant | Stratégique. Définit et contrôle les objectifs. Alloue les ressources. Renforce le processus en participant ponctuellement aux réunions d’équipe. |
| Responsable | Tactique. Traduit la vision et les objectifs en projets d’amélioration. Gère les projets. Élimine les obstacles. Traite les problèmes remontés à sa hiérarchie. |
| Superviseurs et opérateurs | Opérationnel. Fait avancer les choses au quotidien. Évalue les informations en temps réel pour procéder à des ajustements continus en cours de route. |
Éléments clés pour une amélioration structurée
Modèle de matrice de réunions structurée
Prenez la pilule rouge et entrez dans la Matrice – la matrice des réunions. La matrice des réunions est un tableau dans lequel chaque ligne représente une réunion et chaque colonne un aspect clé de cette réunion.
- Les lignes peuvent correspondre à la vision et aux objectifs (mensuels), à l’amélioration hebdomadaire (hebdomadaire), à la réunion de production (quotidienne), au passage de relais (à chaque changement d’équipe) et au contrôle à intervalle court (toutes les deux heures).
- Les colonnes peuvent correspondre aux détails de la réunion, à son objectif, aux participants, aux informations, aux décisions et à la remontée d’informations.
La matrice des réunions permet de voir plus facilement dans quelle mesure un objectif donné est aligné à tous les niveaux de l’entreprise, et d’apporter les ajustements nécessaires pour garantir un cadre efficace d’amélioration structurée.
Adoptez une approche « de haut en bas » et « de bas en haut »
Commencez toujours par définir un objectif clair, étayé par des indicateurs clés de performance (KPI) soigneusement sélectionnés. Validez ensuite cet objectif à la fois de manière descendante ET ascendante.
- Du haut vers le bas, veillez à ce que toutes les réunions soient alignées sur l’objectif global. Définissez clairement le rôle de chaque réunion dans la réalisation de cet objectif. Supprimez les réunions qui n’apportent pas de valeur ajoutée significative. Ajoutez des réunions là où il existe des lacunes importantes.
- De bas en haut, veillez à ce que le même ensemble d’informations sous-jacentes soit utilisé, mais présenté de la manière la plus efficace pour soutenir la réunion. Définissez également à quel moment les cas atypiques ou les problèmes non résolus doivent être officiellement remontés au niveau supérieur.
Commencez par un cadre simple
L’amélioration structurée comprend un cadre prédéfini facultatif destiné à améliorer la productivité de la production, qui comprend :
- les principales pertes pour les responsables
- Contrôle à intervalle court pour les superviseurs et les opérateurs
Le tableau de bord équilibré
Lors de la mise en place d’un processus d’amélioration structurée, étayez l’objectif à l’aide d’un tableau de bord équilibré comprenant des indicateurs clés de performance (KPI) primaires et secondaires, ainsi que des indicateurs d’exception.
Considérez le tableau de bord d’une voiture sous l’angle d’un tableau de bord prospectif. Il combine des indicateurs clés de performance (KPI) primaires (vitesse, régime moteur), des indicateurs clés de performance (KPI) secondaires (température du moteur, niveau de carburant) et des indicateurs d’exception (pression des pneus, alerte de niveau d’huile bas).
Alignement à l’aide de repères visuels
Un moyen très efficace d’aligner les différents niveaux consiste à fournir des repères visuels. Par exemple :
- Au niveau stratégique, affichez l’objectif et la matrice de réunion dans les espaces communs.
- Au niveau tactique, utilisez un tableau blanc pour afficher l’état d’avancement des projets d’amélioration.
- Au niveau opérationnel, utilisez un tableau de bord au sein du processus de fabrication pour afficher des indicateurs en temps réel et contextuels.
Lien avec le déploiement de la politique
L’amélioration structurée est étroitement liée au déploiement de la politique (également appelé Hoshin Kanri). Le déploiement de la politique aligne les objectifs de l’entreprise (stratégie) sur les plans de l’encadrement intermédiaire (tactique) et le travail effectué en atelier (opérations). Il garantit que les progrès sont cohérents et complets, en éliminant le gaspillage résultant d’une mauvaise communication et d’une orientation incohérente.
Alors, pourquoi l’amélioration structurée ? Parce qu’elle est ciblée sur un objectif précis. Son champ d’application est nettement plus restreint, ce qui la rend plus rapide et plus facile à mettre en œuvre. Elle est conçue pour atteindre un objectif spécifique (par exemple, améliorer le Taux de Rendement Global, ou TRG) grâce à une série de réunions très ciblées et articulées entre elles, qui s’appuient sur des informations pour orienter les décisions, les actions et les résultats.
Niveau et difficulté
Le niveau est intermédiaire. L’amélioration structurée convient aux organisations disposant d’une infrastructure informatique solide, d’un leadership fort et ayant fait leurs preuves en matière de respect des processus.
Le niveau de difficulté est modéré. La mise en place d’une série efficace de réunions articulées entre elles relève de tout un art, et il faut un soutien considérable de la part de la direction, ainsi que de la formation et de l’accompagnement, pour ancrer les comportements nécessaires à une prise de décision efficace et au suivi des actions.
Évaluez-vous en matière d’amélioration structurée
Quel est votre niveau en matière d’amélioration structurée ? Répondez à dix questions simples pour évaluer dans quelle mesure vous vous rapprochez d’une mise en œuvre exemplaire.
| Question | ✔ |
|---|---|
| 1. Votre projet d’amélioration a-t-il un objectif bien défini ? | |
| 2. Un calendrier a-t-il été établi pour atteindre cet objectif ? | |
| 3. Des indicateurs clés de performance (KPI) bien alignés sur l'objectif ont-ils été définis ? | |
| 4. Un tableau de bord prospectif (Balanced Scorecard) est-il utilisé pour soutenir davantage cet objectif ? | |
| 5. Une matrice des réunions a-t-elle été créée et mise en ligne ? | |
| 6. La matrice de réunions a-t-elle été validée à la fois par la hiérarchie et par la base ? | |
| 7. Les responsables disposent-ils d’un cadre pour les projets d’amélioration ? | |
| 8. Les superviseurs et les responsables disposent-ils d’un cadre de remontée des problèmes ? | |
| 9. Les opérateurs formulent-ils des suggestions d’améliorations proactives ? | |
| 10. Chaque réunion comprend-elle des phases d’identification et d’analyse (ID & A) bien définies ? |
Des commentaires ou des questions ?
Nous sommes à votre écoute. N'hésitez pas à nous contacter à l'adresse suivante : info@vorne.com.
