Pianificazione agile nella produzione
Che cos’è l’Agile?
L'Agile è una metodologia di gestione dei progetti che suddivide i progetti di grandi dimensioni in piccoli incrementi, ciascuno dei quali apporta valore aggiunto e viene consegnato in un ciclo breve e mirato. Anziché basarsi su piani generali complessi, i progetti Agile sono incrementali, adattivi ed evolutivi. L'Agile proviene dal mondo dello sviluppo software, dove ha trasformato il modo in cui molte aziende sviluppano il software.
Nel settore manifatturiero, l’Agile offre un approccio alla gestione dei progetti che funziona bene in contesti di miglioramento continuo. È un modo di lavorare divertente, coinvolgente e gratificante, soprattutto perché consente di raggiungere obiettivi aziendali significativi in modo coerente e rapido.
Perché utilizzare la pianificazione Agile nel settore manifatturiero?
La pianificazione Agile è in netto contrasto con il tradizionale metodo “a cascata” di gestione dei progetti. Nel metodo a cascata, tutte le attività vengono identificate e ordinate in sequenza in anticipo (in genere utilizzando un diagramma di Gantt). Il problema è che le attività vengono spesso sottovalutate, le scadenze non vengono rispettate e i piani perdono sempre più rilevanza col passare del tempo. L’entusiasmo si affievolisce e, in molti casi, i progetti di miglioramento nel settore manifatturiero vengono abbandonati man mano che l’attenzione si sposta altrove.
Con la pianificazione agile, il team raccoglie gli obiettivi di alto livello e li suddivide in piccole parti realizzabili in un breve lasso di tempo (chiamate “storie”). Durante tutto il progetto, il team si pone continuamente una semplice domanda: quale storia possiamo realizzare successivamente che aggiunga il massimo valore all’azienda? Questo processo si adatta molto bene agli ambienti di produzione snella e di miglioramento continuo.
I 5 livelli di pianificazione agile
1. Visione
La visione offre una panoramica di alto livello dell’obiettivo finale dell’azienda. È strategica e va oltre qualsiasi singolo progetto. La visione fornisce un criterio per valutare le azioni correlate attraverso una semplice domanda. “In che modo questo contribuisce alla realizzazione della visione?” Le visioni sono ottimali quando sono entusiasmanti, fonte di ispirazione, realizzabili e ambiziose. L’orizzonte temporale di una visione è solitamente misurato in anni.
2. Roadmap
La roadmap è un insieme di risultati chiave necessari per realizzare la visione. Ogni risultato è documentato come un “epic” (una storia ampia e di alto livello), dal punto di vista del “cliente” (dove per cliente si intende chiunque utilizzerà e trarrà beneficio dal risultato). L’arco temporale di una Roadmap è nominalmente di 18 mesi.
3. Versione
Un rilascio è un insieme delle storie più importanti (di maggior valore) della roadmap che possono essere consegnate in un lasso di tempo ragionevolmente breve – abbastanza breve da rendere improbabile un cambiamento delle priorità aziendali durante il periodo del rilascio (nominalmente tre mesi). L’insieme delle storie viene ordinato per priorità in modo che, se la tempistica subisce ritardi, le storie di maggior valore vengano comunque completate e consegnate.
4. Iterazione
Un’Iterazione è un breve ciclo di lavoro (di norma due settimane), in cui il team consegna un sottoinsieme utile del Release. Ogni storia di un’iterazione dovrebbe essere sufficientemente piccola da poter essere completata entro l’iterazione stessa. Ogni iterazione inizia con la pianificazione e termina con una revisione di ciò che è stato consegnato e una retrospettiva in cui si discutono i miglioramenti da apportare al processo Agile. L’iterazione è il cuore dell’Agile, poiché favorisce un forte senso di lavoro di squadra, concentrazione e progresso.
5. Giornata
Ogni giorno, i membri del team si riuniscono per una breve riunione in piedi, molto dinamica, in cui ciascuno risponde a tre domande:
- Cosa ho completato ieri?
- Cosa porterò a termine oggi?
- Quali potenziali ostacoli ci sono al mio progresso?
Lo scopo della riunione quotidiana è allineare e coordinare il lavoro del team, oltre a incoraggiare la responsabilità nei confronti dei progressi.
Vantaggi della pianificazione agile
Nel breve termine, l’Agile consente ai team di fornire valore e dimostrare i progressi compiuti molto più rapidamente rispetto alle metodologie di progetto tradizionali.
A lungo termine, l’Agile migliora la produttività e i tassi di successo dei progetti. C’è però un avvertimento: l’Agile è relativamente nuovo nel settore manifatturiero.
Ruoli dei membri del team
La pianificazione Agile prevede i seguenti ruoli:
| Ruolo | Descrizione |
|---|---|
| Product Owner | Crea la visione insieme agli stakeholder. Gestisce la roadmap e i rilasci. |
| Responsabile delle iterazioni | Conduce le riunioni. Rimuove gli ostacoli. Monitora il processo. Non è un manager (è più un “leader al servizio del gruppo”). |
| Membro del team | Realizza le storie. Partecipa a varie riunioni (Daily, di pianificazione, di revisione e di retrospettiva). |
Approfondimenti chiave sull’Agile
Fai il lavoro giusto
È incredibilmente facile perdersi nel rumore e nelle distrazioni del lavoro quotidiano. Ciò è particolarmente vero negli stabilimenti di produzione. Una visione ben definita mantiene il team sulla strada giusta, ricordando a tutti l’obiettivo finale. La visione ha anche uno scopo molto pratico: funge da standard rispetto al quale valutare azioni e decisioni. Ad esempio:
- Questa azione è coerente con la visione?
- Quale delle opzioni disponibili contribuirà meglio a realizzare la visione?
- Qual è la cosa migliore che si possa fare in questo momento per promuovere la visione?
Fare regolarmente riferimento alla visione e lasciare che guidi le azioni e le decisioni accelererà significativamente i progressi. Mantiene tutti uniti nella stessa direzione e garantisce che tutti stiano svolgendo il lavoro “giusto”.
Allentare un vincolo
Tre vincoli
Esistono tre vincoli significativi che ostacolano il completamento dei progetti:
| Limite | Descrizione |
|---|---|
| Ambito | Risultati. I risultati specifici del progetto. In altre parole: “Quale lavoro vogliamo portare a termine?” |
| Risorse | Input. Personale, materiali, denaro o altre risorse a cui è possibile attingere per portare a termine il progetto con successo. In altre parole: «Di quali risorse disponiamo per portare a termine il lavoro?» |
| Tempo | Tempistica. Il lasso di tempo necessario affinché gli input (Risorse) generino gli output (Ambito). In altre parole: «Di quanto tempo disponiamo per portare a termine il lavoro?» |
Nella gestione tradizionale dei progetti, tutti e tre i vincoli sono “fissati” in anticipo. L’approccio Agile, invece, riconosce che uno dei motivi per cui i progetti falliscono è la mancanza di flessibilità nella pianificazione rispetto ai vincoli. Pertanto, la pianificazione Agile allenta esplicitamente un vincolo attraverso il time-boxing o lo scope-boxing.
Time-boxing
Con il time-boxing, il tempo viene considerato il vincolo primario (scadenza fissa) e l’ambito può variare. Si consegna il maggior valore possibile entro il tempo assegnato, dando priorità e completando le attività che aggiungono più valore. Questo è l’approccio preferito e più naturale per i progetti Agile.
Scope-boxing
Con lo scope-boxing, l’ambito viene considerato il vincolo principale (risultati finali fissi) e il tempo può variare. Questo approccio ha senso se ogni story è fondamentale; tuttavia, ciò accade raramente. Di solito alcune story offrono molto più valore di altre.
E le risorse?
È meglio mantenere una certa coerenza nelle risorse. Nei progetti complessi, l’aggiunta di risorse può rallentare i progressi (con grande costernazione del management). Ci vuole tempo perché i membri esperti del team mettano al passo i nuovi arrivati, e le dinamiche del team possono cambiare in modi imprevedibili. Prendetevi il tempo necessario per mettere insieme un team solido, scegliete come strategia il time-boxing o lo scope-boxing e riducete al minimo le modifiche alle risorse una volta che il progetto è in corso.
Scrivete le storie dal punto di vista del “cliente”
Scrivete le storie dal punto di vista del “cliente” (definito come il principale destinatario del risultato finale). Ecco alcuni semplici esempi:
| Livello | Esempio |
|---|---|
| Visione | In qualità di dipendente, desidero che il nostro stabilimento sia un impianto produttivo di livello mondiale. |
| Piano d’azione | In qualità di direttore dello stabilimento, voglio che tutti i cambi di prodotto richiedano al massimo 10 minuti. Questo ci consentirà di essere molto più reattivi nei confronti dei clienti e migliorerà significativamente il nostro punteggio OEE. |
| Lancio | In qualità di supervisore, voglio applicare il metodo SMED all’operazione di riempimento, con l’obiettivo di dimezzare il tempo di cambio formato (da 32 minuti a 16 minuti). |
| Iterazione | In qualità di operatore, desidero un documento che identifichi tutti gli elementi di cambio formato per il processo di sostituzione delle bottiglie nella riempitrice. Ogni elemento dovrebbe includere una descrizione e il tempo di lavoro associato. |
Retrospettiva
Ogni iterazione dovrebbe concludersi con una retrospettiva, ovvero una breve riunione (di norma di un’ora), in cui il team riflette su come sta funzionando il processo agile e su come possa essere migliorato. Un modo semplice per condurre la retrospettiva è porre queste tre domande:
- Cosa dovremmo iniziare a fare?
- Cosa dovremmo smettere di fare?
- Cosa dovremmo continuare a fare?
Livello e difficoltà
Il livello è intermedio. L’Agile è una pratica all’avanguardia nel settore manifatturiero.
La difficoltà è moderata. I concetti sono semplici, ma ci sono molte “variabili” e i team abituati al metodo a cascata per la gestione dei progetti potrebbero trovare la transizione impegnativa.
Valuta la tua pianificazione Agile
Quanto sei bravo con l’Agile? Rispondi a dieci semplici domande per capire quanto sei vicino a un’implementazione modello.
| Domanda | ✔ |
|---|---|
| 1. È stata definita una visione stimolante dell’obiettivo finale? | |
| 2. Si fa regolarmente riferimento alla visione per guidare le azioni e le decisioni? | |
| 3. Esiste una roadmap delle storie di primo livello allineate alla visione? | |
| 4. La roadmap è strutturata in modo da dare priorità alle storie di alto valore, in modo che vengano realizzate per prime? | |
| 5. Le storie sono scritte dal punto di vista del “cliente”? | |
| 6. Vengono rilasciate con regolarità le storie più importanti della Roadmap? | |
| 7. I rilasci sono sufficientemente brevi da evitare cambiamenti nelle priorità aziendali? | |
| 8. Ogni iterazione include una dimostrazione delle storie completate? | |
| 9. Ogni iterazione prevede una retrospettiva per migliorare il processo? | |
| 10. C’è una riunione quotidiana in piedi per aiutare le iterazioni a rimanere in linea con gli obiettivi? |
Commenti o domande?
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