Come organizzare riunioni efficaci

Perché organizzare riunioni efficaci?

La maggior parte delle aziende organizza troppe riunioni, con troppe persone, che richiedono troppo tempo e offrono troppo poco valore. Riunioni che fanno perdere tempo, prosciugano le energie, generano conflitti e ostacolano il progresso. Le riunioni efficaci, invece, eliminano questi sprechi, motivano le persone e accelerano il progresso.

Cosa sono le riunioni efficaci?

Le riunioni efficaci guidano il cambiamento. Si avvalgono di piccoli gruppi di persone per prendere decisioni e trasformare tali decisioni in azioni concrete. Sono in netto contrasto con le riunioni tipiche, che spesso sono semplici occasioni di chiacchiericcio dominate da personalità di spicco e con scarsi risultati concreti.

Come organizzare riunioni efficaci

Prima della riunione

Creare un ordine del giorno efficace

Un ordine del giorno efficace deve contenere cinque elementi:

Elemento	Descrizione
Obiettivo	Una dichiarazione chiara e scritta dell’obiettivo della riunione. NON si tratta di un “argomento” o di un “tema”, bensì di un risultato specifico auspicato. Il successo di una riunione può essere misurato in base al suo obiettivo. Per ottenere i migliori risultati, l’obiettivo deve essere semplice e mirato.
Partecipanti	È preferibile organizzare riunioni con un numero ridotto di partecipanti. Riducete il numero dei partecipanti senza esitazione. Includete solo persone in grado di fornire spunti preziosi o che abbiano un forte interesse nel risultato.
Orario prestabilito	I partecipanti apprezzano che l’orario di inizio e di fine sia rigorosamente rispettato. Niente mantiene la concentrazione come una scadenza vincolante.
Contesto	Perché questa riunione è importante, cosa verrà discusso e quali sono le opinioni attuali dei partecipanti. Se opportuno, includere una proposta di decisione (un punto di partenza per la discussione).
Preparazione	Preparazione richiesta per la riunione. Se un partecipante non ha tempo per prepararsi, non dovrebbe avere tempo per partecipare.

Preparare il proprio team

Il leader e i partecipanti hanno un impegno comune. Il leader si impegna a fornire una serie di materiali di preparazione il più possibile sintetica e redatta in modo chiaro, a sostegno dell’obiettivo. I partecipanti si impegnano a esaminare attentamente tali materiali prima della riunione.

Durante la riunione

Rimanete concentrati

Le riunioni di successo rimangono strettamente concentrate sul raggiungimento dell’obiettivo. Le digressioni e i dibattiti circolari vengono rapidamente individuati e interrotti.

Agite rapidamente

Le riunioni efficaci iniziano e finiscono puntuali e procedono rapidamente. Iniziate definendo l’obiettivo e date il tono alla riunione entrando subito nel vivo della questione.

Siate positivi

Le riunioni efficaci sono positive e motivanti. Sono un’arena di idee. L’attenzione è sull’idea, non sulla persona che la propone. I partecipanti escono entusiasti e motivati.

Stimolare la partecipazione

Le riunioni di successo sono dinamiche. Tutti partecipano. Altrimenti, perché sono lì? Le persone sono libere di rifiutare un invito se non possono apportare un valore aggiunto. Sono libere di andarsene se non stanno apportando un valore aggiunto.

Siate proattivi

Le riunioni di successo sono fortemente orientate all’azione. Si dà meno importanza ai verbali (ciò che è successo) e si pone l’accento sulle azioni (ciò che accadrà). La riunione si conclude con un riassunto conciso delle decisioni e delle azioni da intraprendere.

Dopo la riunione

Distribuire il piano d’azione

Il responsabile distribuisce un piano d’azione: una sintesi della decisione e delle azioni a supporto. Ogni azione ha un responsabile e una data di scadenza. La data di scadenza viene proposta e “assunta” dal responsabile dell’azione.

Verifica il completamento

Il responsabile è il referente del piano d’azione e ne segue l’andamento per garantire che tutte le azioni siano portate a termine con successo e nei tempi previsti.

I vantaggi di riunioni efficaci

Nel breve termine, le riunioni efficaci portano a un numero minore di riunioni, ma di qualità superiore.

A lungo termine, le riunioni efficaci creano una cultura delle riunioni completamente nuova, incentrata sull’accelerazione delle decisioni e delle azioni.

Ruoli dei membri del team

Le riunioni efficaci prevedono i seguenti ruoli:

Ruolo	Descrizione
Responsabile	Crea l’ordine del giorno. Assicura che la preparazione sia semplice. Assicura che le riunioni siano mirate, veloci, positive, partecipative e proattive. Fornisce supporto ai partecipanti. Segue l’attuazione del piano d’azione.
Segretario	Registra le decisioni e le azioni (ovvero la bozza del piano d'azione). Di solito si tratta di una persona diversa dal leader.
Partecipante	Si presenta preparato. Rispetta le linee guida della riunione. Porta a termine le azioni.

Approfondimenti chiave

Riconoscere le diverse tipologie di riunioni

Le riunioni efficaci sfruttano piccoli gruppi di persone per prendere decisioni e accelerare i progressi. Impara a riconoscere altri tipi di riunioni.

Variante	Descrizione
Brainstorming	Le riunioni efficaci vertono sulle decisioni. Prendere tali decisioni riduce l’universo delle opzioni. Il brainstorming è l’opposto. Il risultato è un universo di opzioni ampliato.
Sessione di lavoro	Le sessioni di lavoro mirano a portare a termine il lavoro in modo efficiente con un piccolo team. Il risultato è il lavoro completato (ad esempio, la mappatura di un processo di produzione).
Formazione	La formazione serve a trasmettere informazioni in modo efficiente e a sviluppare competenze in modo affidabile. Il risultato è l’acquisizione di competenze.
Pubblicità	Molte riunioni sono in realtà infomercial mascherati. Esistono modi ben più efficienti per diffondere le informazioni (ad esempio, un’e-mail ben strutturata). Eliminate questo tipo di riunioni.

Valutate l’opzione di non tenere alcuna riunione

La maggior parte delle aziende tiene troppe riunioni. Quindi pensateci una, due, tre volte prima di organizzare una riunione. Chiedetevi: «Come posso risolvere la questione senza una riunione?» Considerate come alternativa una serie di conversazioni informali o scambi di e-mail. Riservate le riunioni alle situazioni in cui una decisione deve essere valutata in modo approfondito.

Le riunioni sono la «D» di IDA

L’IDA è un eccellente modello per trasformare le informazioni in risultati.

L’informazione costituisce la base per prendere decisioni efficaci.
La decisione è il processo attraverso cui si prendono decisioni efficaci.
L’azione trasforma tali decisioni in risultati.

Le riunioni di successo favoriscono la concentrazione. Rappresentano il perno tra Informazione e Azione. Si discute delle informazioni e si decide una linea d’azione.

Conquista la riunione

Un obiettivo della riunione ben definito coglie l’essenza della vittoria. Raggiungi l’obiettivo e vinci la riunione. Usa l’obiettivo di vincere la riunione per motivare e stimolare i partecipanti.

Alza la bandiera della digressione

Le digressioni uccidono lo slancio. Concordate in anticipo che qualsiasi partecipante possa alzare la mano per avvisare gli altri che la riunione sta andando fuori tema e che occorre riportarla sull’obiettivo. Lo chiamiamo “alzare la bandiera delle digressioni” ed è uno strumento incredibilmente efficace.

Migliore o diverso

Prima di proporre un nuovo approccio durante una riunione, chiedetevi: il nuovo approccio è davvero migliore o è semplicemente diverso? Lasciate perdere le idee che sono semplicemente diverse e concentratevi su quelle che aggiungono un nuovo valore significativo.

Preferite riunioni brevi

Cerca di organizzare riunioni della durata di 30 minuti (o meno). Mantieni la riunione in carreggiata chiedendo a chi prende appunti di annunciare quando è trascorsa metà del tempo e quando si sta per concludere. Rimarrai stupito dall’energia e dalla concentrazione che si possono mantenere in riunioni brevi.

L’arena delle idee

Le riunioni di successo sono un’occasione per un dibattito costruttivo che mette alla prova, affina e consolida le decisioni. È importante che tale dibattito si concentri sulle idee, non sulle persone che le presentano. Presta particolare attenzione ai casi in cui la personalità dei partecipanti si intromette nel dibattito. Riconosci i casi in cui si usano espressioni come “io” e “tu” che personalizzano il dibattito. Insegna ai partecipanti a dire frasi del tipo “Quell’idea ha molti meriti” invece di “Mi piace quell’idea”.

Cercate le preoccupazioni sottostanti

Quando i partecipanti sollevano un’obiezione, spesso si tratta di un sintomo di una preoccupazione più profonda. L’unico modo per affrontare veramente l’obiezione è sradicare la preoccupazione più profonda. Un esempio lampante è quando qualcuno si oppone a qualcosa, non per ciò che è in discussione oggi, ma per qualcosa che è accaduto in passato. Individuate e affrontate la preoccupazione sottostante per far progredire con successo le riunioni.

Dite «no» al «no»

La negatività può compromettere una riunione. Ecco alcuni consigli per gestirla:

Stabilite fin dall’inizio le aspettative con semplici regole di base sul comportamento.
In qualità di leader, infondete sempre una forte dose di positività nelle riunioni.
Non rispondere alla negatività con altra negatività: ciò non fa altro che «aggravare la situazione».
Prendete atto delle preoccupazioni e reindirizzate la conversazione verso l’obiettivo.

Livello e difficoltà

Il livello è “Fondamentale”. Le riunioni efficaci favoriscono il progresso. Aumentano il ritmo e la qualità delle decisioni e delle azioni. Sono un catalizzatore del cambiamento.

La difficoltà è moderata. Formare leader di riunioni competenti richiede tempo, così come lo fa l’acquisizione di nuove abitudini e comportamenti da parte dei partecipanti.

Valuta le tue riunioni

Le tue riunioni sono efficaci? Rispondi a dieci semplici domande per capire quanto sei vicino a un'implementazione modello.

Domanda	✔
1. Le riunioni hanno un obiettivo semplice, mirato e “raggiungibile”?
2. Le riunioni sono in piccolo – ridotte al minimo indispensabile?
3. La preparazione è semplice e i partecipanti si presentano preparati?
4. Le riunioni sono brevi e terminano in orario?
5. Le digressioni vengono individuate e interrotte rapidamente?
6. La discussione è guidata dalle idee e incentrata su di esse, anziché sulle persone?
7. Le riunioni sono positive, energiche e motivanti?
8. Tutti i partecipanti prendono parte attivamente alla riunione?
9. Si mantiene una forte attenzione sul raggiungimento (conquista) dell’obiettivo?
10. Le decisioni e le azioni vengono rese note e portate a termine?

Commenti o domande?

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